需求文件是專案開發的基石之一，它能確保團隊在開發過程中，始終與商業需求保持一致，避免出現「開發者理解」與「需求方期望」之間的差距。然而，需求文件撰寫並非易事，一份好的需求文件不僅要完整詳盡，還需要能夠清晰傳達商業需求與功能目標。而一份不夠完善的需求文件，則會導致開發過程中，不斷出現需求修改和反覆確認的狀況。

需求文件應該寫什麼

撰寫需求文件的核心，在於清楚地描述「我們要做什麼」和「這個功能的目的是什麼」。一份完整的需求文件，應該包含以下關鍵內容：

• 功能目標與商業情境

  每個需求應該有一個清晰的功能目標，並與商業情境緊密相連。這樣的說明可以幫助開發團隊理解功能背後的業務邏輯，並確保開發出來的功能能夠解決實際問題。例如，如果某個需求是「新增報表生成功能」，那麼需求文件應該說明這個功能的商業情境（如銷售團隊需要定期生成報表來追蹤業績）以及功能的具體目標（生成日、週、月報表並支援自定義篩選條件）。

• 功能詳細描述

  每個功能應該詳細描述其行為和操作流程。這不僅包括該功能如何與使用者互動（如按鈕、表單），還應描述系統在收到使用者操作後的行為。例如，報表生成功能應詳細說明使用者如何選擇篩選條件、點擊按鈕後系統如何處理資料，並最終回應什麼樣的結果。

• 資料需求與資料流向

  需求文件應包括對資料的需求，說明哪些資料是關鍵的，如何處理，並在哪些地方顯示。這部分的內容能幫助開發團隊理解每個功能模組所需的資料，確保資料的正確流向。例如，報表生成需要從銷售資料庫中讀取資料，並且報表資料需要根據不同條件進行篩選。

• 驗收標準

  一份完整的需求文件應該包含驗收標準，這些標準是確認功能是否符合需求的依據。驗收標準應該具體、可量化，例如「報表生成成功後，應在 5 秒內完成，並下載為 CSV 格式」，或「使用者送出表單後，如果資料錯誤，應在界面上顯示對應錯誤訊息」。

• 優先序與限制

  需求文件還應標註每個功能的優先序，讓開發團隊知道哪些功能需要先行實作，哪些可以延後處理。同時，任何技術或業務上的限制（如需要遵守的法律法規、API 性能限制等）也應在文件中清楚說明。

需求文件不該寫什麼

在需求文件中，並非所有細節都需要深入探究。有時一些不必要的內容，反而會模糊了需求的重點，影響開發團隊的理解。以下是需求文件中應避免的一些內容：

• 過度技術實作細節

  需求文件的目的是傳達商業需求，而不是具體的技術實作方法。開發團隊應該根據需求來設計具體的技術方案，而非在需求文件中直接指出應該使用什麼技術框架、資料庫或程式碼結構。例如，需求文件應該說明「系統需要支援大批量資料查詢」，而不是直接指出「使用 Elasticsearch 來處理大數據查詢」。技術選型應該留給技術團隊在設計過程中進行討論與決定。

• 模糊的需求描述

  需求文件應避免使用過於模糊或含糊的描述。例如，單純說「我們需要提升系統性能」並不能幫助開發團隊理解具體的需求。取而代之，應該具體說明在哪些場景中需要性能提升，目標是什麼（例如：「我們需要將報表生成時間從 10 秒減少到 3 秒」）。模糊的描述只會讓開發過程陷入無盡的猜測和不斷的修改。

• 過度設計的 UI 細節

  雖然需求文件應該說明使用者與系統的互動方式，但過度設計 UI 細節並不利於開發流程的靈活性。具體的 UI 設計應該留給設計團隊或 UI/UX 團隊來處理，需求文件只需描述核心互動流程。例如，不需要在需求文件中說明按鈕應該是藍色還是綠色，只需要說明這個按鈕的功能以及其觸發的行為即可。

• 不切實際的需求

  在需求文件中寫入不切實際或不符合專案範圍的需求，只會浪費開發團隊的時間和精力。所有的需求都應該根據專案的現實情況來進行篩選與確認。例如，如果一個功能會導致系統性能極大下降或者違背了技術限制，那麼這樣的需求應該提前排除，而不應在文件中列出。

總結

一份好的需求文件，能夠為開發團隊提供清晰的方向與具體的目標，它應該詳細描述業務需求、功能目標、資料需求以及驗收標準，並為開發過程提供明確的參考依據。同時，需求文件應避免過度技術細節、模糊描述和不切實際的需求，這樣才能確保專案開發過程高效且符合商業目標。撰寫需求文件不僅僅是一項技巧，更是一種溝通的藝術，只有在需求文件準確清晰的情況下，團隊才能有效地完成開發，最終交付符合需求的產品。